АДМИНИСТРАЦИЯ СЕЛИВАНОВСКОГО РАЙОНА

П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

    10.12.2010	                                                                                 № 940

Об утверждении Положения об
архивном отделе администрации
Селивановского района

       В целях приведения Положения об архивном отделе в соответствие с действующим законодательством   П О С Т А Н О В Л Я Ю:

      1. Утвердить Положение об архивном отделе  администрации Селивановского района,  согласно приложению (прилагается).

      2. Постановление главы Селивановского района от 27.10.2006 № 740 «Об утверждении Положения об архивном отделе администрации Селивановского района»  признать утратившим силу.
  
      3. Постановление  вступает в силу со дня его подписания.

Глава района                                                                                   С.В.Лебедев

         

                                                                                                              Приложение
                                                                                      к постановлению администрации района
                                                                                                                от 10.12.2010  № 940  

П О Л О Ж Е Н И Е
об архивном  отделе администрации
Селивановского района

1. Общие положения.        
       
1.1.Администрация Селивановского района (далее Администрация) в целях эффективной организации архивного дела в Селивановском районе реализует полномочия по:
      - формированию и содержанию архивного фонда муниципального района, включая хранение архивных фондов поселений, документов, образующихся в деятельности, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность;
       - решению вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности в собственность субъектов Российской Федерации, и (или) муниципальных образований.
        1.2. Для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела Администрация образует в своем составе архивный отдел администрации Селивановского района (далее отдел).
        1.3. Отдел является структурным подразделением Администрации без статуса юридического лица, пользуется печатью администрации  и имеет бланки со своим наименованием и печать с наименованием архива.
         В составе архивного отдела имеются архивохранилища: документов постоянного хранения и документов по личному составу.
         Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Законом Российской Федерации «Об архивном деле в Российской Федерации» и другими Федеральными законами, Законом Владимирской области «Об архивном  деле во Владимирской области», нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, архивного департамента администрации Владимирской области, Уставом муниципального образования Селивановский район Владимирской области, постановлениями и распоряжениями администрации Селивановского района и настоящим  Положением.
        1.6. Штатная численность и номенклатура должностей муниципальных служащих отдела устанавливаются постановлением администрации  Селивановского района.
        1.7. Финансирование и материально-техническое обеспечение отдела осуществляется за счет средств бюджета муниципального образования Селивановский район.

2. Задачи и функции.

          2.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в  т.ч.:
          - хранение и  учет документов, принятых в отдел; представление в установленном порядке учетных данных в архивный департамент администрации Владимирской области;
           -ведение базы данных программного комплекса «Архивный фонд»; 
           -проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;
            -подготовка, представление администрации и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в отделе. 
          2.1.1.Отдел обеспечивает хранение:
          -архивных фондов и архивных документов  на различных видах носителей, входящих в состав Архивного фонда Владимирской области: образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления района, поселений и деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности;
          -архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в  т.ч.  личного происхождения, входящих в состав Архивного фонда Владимирской области;
          -документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории Селивановского района;
           -учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.
           2.1.2.Документы организаций негосударственной формы собственности поступают на хранение в отдел в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и отделом, действующим от имени Администрации при наличии доверенности.
           2.2.Комплектование  отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для Селивановского района:
           - составление списка организаций – источников комплектования отдела, утверждаемого постановлением администрации района и согласовываемого с архивным департаментом администрации Владимирской области; систематическая работа по их уточнению;
            -отбор и прием документов постоянного (долговременного)  хранения в отдел;
           - проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в отделе.
           2.3.Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов; содействие органам местного самоуправления района и поселений, муниципальным организациям и организациям других форм собственности в сохранении и использовании их архивов, включая:
          -проведение проверок ведомственного  хранения документов,  в т.ч. по личному составу;
          - ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях – источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории Селивановского района;
           -рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций – источников комплектования отдела;
           -рассмотрение и представление в архивный  департамент администрации Владимирской области поступивших от организаций описей дел постоянного хранения;
           -рассмотрение и представление в архивный департамент администрации Владимирской области описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в отдел в порядке, установленном  законодательством Российской Федерации и Владимирской области;
        -изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов, распространение их положительного опыта;
         -оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с архивными документами;
         -разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов.
  
         2.4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления района, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию:
         -информирование органов местного самоуправления, иных организаций Селивановского района о составе и содержании документов отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию, в  т.ч. на договорной основе;
         -организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для публикации средств массовой информации, проведение встреч с общественностью;
          - предоставление муниципальной услуги по организации исполнения запросов граждан, поступивших в архивный отдел; 
          - рассмотрение заявлений, предложений и жалоб;
          - прием граждан, по вопросам, относящимся к компетенции архивного отдела;          
          - создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам отдела, автоматизированных информационно-поисковых  систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.
          
         2.5. Реализация в установленном порядке   контроля по соблюдению юридическими и физическими лицами законодательства Российской Федерации об архивном деле.

                                              3. Права и обязанности.

         3.1.Отделу для выполнения возложенных на него задач и функций  предоставляется право:
         3.1.1. Представлять органы местного самоуправления Селивановского района по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела.
         3.1.2. Вносить на рассмотрение Администрации и архивного департамента администрации Владимирской области предложения по  развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов; участвовать в подготовке и рассмотрении органом местного самоуправления района вопросов архивного дела, готовить по ним проекты распорядительных документов.
        3.1.3. Запрашивать и получать от организаций-источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.
        3.1.4. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории Селивановского района, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, требований федерального и регионального архивного законодательства.
        3.1.5.Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории Селивановского района, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и  делопроизводства.
        3.1.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых Администрацией и ее структурными  подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций, находящихся на территории Селивановского района.
        3.1.7. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций – источников комплектования отдела для участия в решении вопросов сохранности документов.
        3.1.8. Ставить перед архивным департаментом администрации Владимирской области вопросы о привлечении к ответственности за нарушение архивного законодательства, правил хранения, комплектования, учета и использования документов должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в коммерческих и иных организациях, а также физических лиц.
       3.1.9. Взаимодействовать в своей деятельности с архивным департаментом администрации Владимирской области, органами местного самоуправления района и поселении, организациями, находящимися на территории Селивановского района.
	3.2. Должностные лица отдела несут ответственность за нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, распространения  и незаконного использования конфиденциальной информации о гражданах (персональных данных) в соответствии с законодательством  Российской Федерации.

                              4. Организация работы.
            
        4.1. Отдел возглавляет заведующий, который назначается на должность и освобождается от должности распоряжением администрации Селивановского района. Функционально заведующий архивным отделом подчиняется начальнику управления делами.
         При смене заведующего отделом прием-передача дел проводится  специально созданной комиссией, включающей представителей администрации Селивановского района. Акт приема-передачи утверждается начальником управления делами  администрации и представляется в архивный департамент администрации Владимирской области.
         4.2. Заведующий отделом:
         4.2.1. Организует деятельность отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций;
       4.2.2. Отчитывается о работе отдела и состоянии архивного дела в Селивановском районе перед Администрацией и в установленном порядке – перед архивным департаментом администрации Владимирской области;
        4.3. Деятельность отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федерального архивного агентства, на основе планов работы, утверждаемых Администрацией с учетом рекомендаций архивного департамента администрации Владимирской области;
         4.4. Реорганизация и ликвидация отдела производится в порядке, установленном действующим законодательством.